القنواتChannels

خصّص قناة واحدة معلنة للطلبات (بريد أو نموذج) بدل استقبالها في كل مكان. الطلب الذي يصل عبر مدير المبيعات لا يُسجَّل ولا يُتابع.Designate one published channel for requests (email or form) instead of receiving them everywhere. A request arriving via a sales manager is neither logged nor tracked.

السجلThe register

لكل طلب: التاريخ، نوعه، الجهة، المسؤول، الحالة، وتاريخ الإغلاق. هذا السجل هو ما يُطلب منك عند أي مراجعة، وهو ما يثبت أنك تعمل بإجراء.For each request: date, type, requester, owner, status and closure date. This register is what is asked for in any review and what proves you operate a procedure.

الهوية قبل التنفيذVerify identity first

لا تُنفَّذ طلبات الوصول أو الحذف بلا تحقق معقول من هوية الطالب. التحقق يحمي صاحب البيانات نفسه من محاولة انتحال.Access or deletion requests are not actioned without reasonable verification of the requester's identity. Verification protects the data subject from impersonation.

الاستثناءاتExceptions

ليست كل بيانات تُحذف: قد توجد التزامات نظامية تحفظ السجل، أو حقوق طرف آخر. الإجراء يجب أن يوضح كيف يُشرح الرفض الجزئي بسبب مشروع.Not all data is deletable: statutory obligations may require retaining a record, or another party's rights may intervene. The procedure must explain how a partial refusal is justified.

الإتلاف الفعليActual destruction

الحذف من الواجهة ليس إتلافاً. البيانات قد تبقى في النسخ الاحتياطية والأنظمة المرتبطة وسجلات البريد. حدّد أين تعيش البيانات فعلاً قبل الوعد بالإتلاف.Deleting from the interface is not destruction. Data may remain in backups, connected systems and mail logs. Establish where the data actually lives before promising destruction.

القياسMeasurement

قِس زمن الإغلاق وعدد الطلبات المتأخرة. إن كان الإغلاق يستهلك أسابيع، فالمشكلة في الإجراء لا في الطلب. راجع التفاصيل والمدد الحالية عبر الجهة المختصة.Measure closure time and overdue requests. If closure takes weeks, the problem is the procedure, not the request. Check current details and timeframes with the competent authority.