التصنيفClassification

افصل المستندات بحسب الحساسية: هوية وعقود، بيانات مالية، بيانات صحية، وتقييمات. لكل فئة صلاحية مختلفة.Separate documents by sensitivity: identity and contracts, financial data, health data, and evaluations. Each category has different access.

الصلاحياتAccess

الموارد البشرية ترى الكل، المدير يرى فريقه بحدود، والبيانات الصحية بصلاحية أضيق. الوصول الشامل يُلغي فائدة التصنيف.HR sees all, a manager sees their team within limits, and health data has narrower access. Blanket access removes the benefit of classification.

الاحتفاظRetention

لكل نوع مستند مدة احتفاظ. الاحتفاظ الأبدي بكل شيء يُنتج مخاطرة بلا فائدة، والحذف المبكر يُنتج مشكلة إثبات.Each document type has a retention period. Keeping everything forever creates risk without benefit; deleting early creates a proof problem.

جودة المسحScan quality

الملف غير المقروء لا قيمة له عند الحاجة. افحص العيّنات بعد المسح، وسجّل ما لم يُمسح لسبب واضح.An unreadable file has no value when needed. Check samples after scanning and record what was not scanned and why.

البحثSearchability

الملف المفهرس بالاسم والرقم والنوع يُستخرج في ثوانٍ، وغير المفهرس يعني فتح المجلدات واحداً واحداً. الفهرس هو ما يجعل الأرشيف مفيداً.A file indexed by name, number and type is retrieved in seconds; an unindexed one means opening folders one by one. The index is what makes the archive useful.

المراجعةReview

راجع الصلاحيات كل ربع، والاحتفاظ سنوياً. الأرشيف الذي لا يُراجَع يتراكم فيه ما لا يجب الاحتفاظ به.Review access quarterly and retention annually. An unreviewed archive accumulates what should not be kept.