الحد الأدنىThe minimum set

العقد الموثّق، صورة الهوية أو الإقامة، المؤهلات، العرض الوظيفي، بيانات التأمين، والرخصة المهنية إن كان النشاط يشترطها.The registered contract, a copy of the ID or Iqama, qualifications, the offer letter, insurance details, and the professional licence where the activity requires it.

ما يُضاف مع الوقتWhat accrues over time

الزيادات، الجزاءات، الإجازات، التدريب، الشهادات، والمخاطبات الجوهرية. الملف الذي يتوقف عند التعيين لا يخدم أي مراجعة.Raises, penalties, leave, training, certificates and material correspondence. A file that stops at hiring serves no review.

الأخطاء الشائعةCommon errors

عقود موقّعة على ورق وغير موثّقة، بيانات ناقصة، ملفات موظفين سابقين غير محفوظة، وخلط ملفات الموظفين مع ملفات المرشحين.Contracts signed on paper without registration, incomplete data, unretained former-employee files, and mixing employee files with candidate files.

الإلكتروني مقابل الورقيElectronic versus paper

الملف الإلكتروني مقبول عملياً إذا كان آمناً وقابلاً للاستخراج ومحمياً من التعديل. النسخة الورقية بلا فهرس تُنتج بحثاً طويلاً في كل مرة.An electronic file is practical if it is secure, retrievable and protected from alteration. A paper file without an index produces a long search every time.

الصلاحياتAccess

من يرى ملف الموظف؟ الموارد البشرية والمدير المباشر بحدود، والبيانات الحساسة بصلاحية أضيق. الملف المتاح للجميع مشكلة خصوصية لا تنظيم.Who sees an employee file? HR and the line manager within limits, with narrower access to sensitive data. A file open to everyone is a privacy problem, not organisation.

المراجعةReview

راجع عيّنة كل ربع: هل الملف مكتمل؟ هل العقد موثّق؟ هل البيانات محدّثة؟ ثلاث دقائق لكل ملف تمنع ساعات من الشرح في زيارة.Review a sample quarterly: is the file complete, the contract registered, the data current? Three minutes per file prevents hours of explanation during a visit.