التصنيفClassification

تصنيف بحسب النوع والحساسية. التصنيف يحدد الصلاحية ومدة الاحتفاظ معاً.Classification by type and sensitivity. Classification sets both access and retention.

الصلاحياتAccess

من يرى العقود؟ ومن يرى الرواتب؟ الصلاحية العامة تُنشئ مشكلة خصوصية لا مشكلة تنظيم.Who sees contracts, and who sees payroll? Blanket access creates a privacy problem, not an organisation one.

الربطLinking

اربط المستند بالفاتورة أو القيد أو الموظف. الربط هو ما يجعل الأرشيف مفيداً عند المراجعة.Link the document to the invoice, entry or employee. Linking is what makes the archive useful on review.

الإدخالCapture

المسح الضوئي أو التصوير من الجوال. جودة الصورة تحدد قابليتها للاستخدام لاحقاً.Scanning or mobile capture. Image quality determines later usability.

البحثSearch

البحث بالمحتوى أو المرجع. الأرشيف غير القابل للبحث يُستهلك في كل طلب.Search by content or reference. An unsearchable archive is consumed on every request.

الاحتفاظRetention

مدة لكل نوع، مع حذف منظم. الاحتفاظ الدائم بكل شيء يزيد المخاطرة والتكلفة.A period per type with organised disposal. Keeping everything forever increases risk and cost.